איך תבחרו קופה רושמת ממוחשבת מושלמת לעסק?
כיום כל עסק קטן כגדול זקוק למערכת ניהול שתעזור לו לקדם ולהרחיב את העסק.
מצורף הסבר כללי ומספר טיפים חשובים לפי עסקים:
רבים ממנהלי העסקים לא שמים דגש ליתרונות שאפשר להפיק מתוכנה ייעודית לאותו עסק ספציפי, מהסיבה שמשאירים זאת לסוף או שלחבר יש קופה בעסק ואם לו זה מתאים אז גם לעסק שלי.
ישנן כיום מערכות תוכנה משולבות שמשמשות לחנות פרחים, לסופרמרקט, לפאב, לחנויות אופנה, מסעדה, חנויות סלולר, לבית קפה וחנויות קנה ובנה וטמבוריות. הדבר הגדול ששוכחים הוא שאופי העסקים שונה, ליצרן התוכנה זה הכי קל לפתח תוכנה אחת ושהלקוח יתאים את עצמו לתוכנה.
כמובן שפעולת המכירה זהה, וכאן הפספוס הגדול ביתרון של תוכנה ספציפית עם פיתוחים ושירות שמתאים למסעדה או פאב בוודאי לא יתאים לחנות בגדים או סופרמרקט.
להלן טיפים מודגשים לפי עסקים:
טיפ ראשון – הינו עבור עסקים מתחום המזון והאפנה: סופרמרקט ביגוד הנעלה סלולר וקנה ובנה.
טיפ שני – הינו עבור הסעדה: בעלי מסעדות, בתי קפה ופאבים.
טיפ ראשון : עבור עסקים מתחום המזון והאפנה:
ענפים אלו המרכיבים המרכזים שלהם בניהול העסק מחולקים ל 4 מאפיינים שחשובים שיהיו בתוכנה:
- חובה בהקמת הפריטים: לשייך את הפריט למחלקה, קבוצה, ספק, ספק משנה ויצרן.
בהקמת הפריט לבדוק היטב איך אחוז הרווח מחושב מלמטה או מלמעלה.
אם ניתן להחזיר את הפריט, אם הוא ייכלל במבצעים, אם הוא בר הנחה, לבדוק שאפשר לצרף לפריט אין סוף מחירונים ללקוחות שונים.
ניהול מלאי הכולל כניסות למלאי והחזרות לספקים, בעבודה עם מלאי חשובה משמעת ברזל שכל פריט יימכר בקופה בקוד הקטלוג, ולא כפריט כללי.
במידה ופריט נקנה מספק אחר במחיר יותר זול שתעלה התראה למסך.
במידה ופריט נמכר בתמחור בטעות מתחת למחיר הקניה שתעלה התראה באדום.
2. מערכת מבצעים חכמה לכל קהל הלקוחות, ובנוסף למועדון לקוחות ספציפי.
שלא תהיה מוגבלת באפשרויות: קנה מעל סכום X קבל פריט Y, מוגבל ל 7 יח' או ק"ג, קנה פריט מסל א'/ סל ב' /סל ג' ואז ….קנה כמות פריטים במחיר X וכו'.
כמובן שמערכת המבצעים תשולב עם מערכת SMS מיילים דרך GMAIL של- GOOGLE, פייסבוק, אינסטגרם ועוד..
חנויות אופנה ואקססוריז יש לוודא שקיים בתוכנה פרמטר שנקרא מטריצה , גם אם היום לא צריך מחר נצטרך.
המטריצה פותחת לנו כמשתמשים שלל אפשרויות לנהל את הפריט לפי גודל ,טקסטורה ,מידה ,צבע ,עונה ,דגם, ועוד…
- מחולל דוחות חכם- חובה לוודא שאפשר לבנות דוחות לבד או בעזרת יועץ, ללא עזרת חברת הקופות הרושמות, ברב החברות הדוחות מקובעים בכוונה כדי להוציא כסף נוסף מהלקוח או שהטכנולוגיה ישנה כל כך שהמשתמש לא יכול לייצר לעצמו דו"ח שלא קיים וחשוב לעסק, זה נושא כאוב מניסיון של 25 שנה בתחום ניהול וייעוץ לעסקים.
- ישנם עוד מספר אלמנטים חשובים בהקמת מערכת מכר ניתן לקבל אותם בגישה למאמרים ספציפיים בקופה רושמת ממוחשבת.
טיפ שני : עבור עסקים מתחום ההסעדה: בתי קפה ,מסעדות, פאבים ,קייטרינג ועוד..
כללים חשובים שבעלי מסעדות ובתי קפה מפספסים תמיד דוחים את קניית קופה רושמת לסוף ורוכשים קופה ללא בדיקת פונקציונליות חשובה בתוכנה.
- כלל ראשון והכי חשוב – לבדוק שהתוכנה מתאימה ומיועדת רק למסעדות ובתי קפה ושאין בה פונקציות שמותאמות לענף האופנה או למכירה כמו בסופרמרקט.
הכלל הזה גם תופס לגבי השירות 24/7 שהחברה תיתן שירות רק לבעלי מסעדות, ובכך לא תצטרך טלפונית לאפיין איזה מערכת מותקנת אצל הלקוח, איזו גרסה ומכאן שהשירות יהיה בחסר אדיר, מניסיון בהחלפת מאות תוכנות מסעדות בתי קפה ופאבים. אמנם התוכנה משולבת ויש בה הרבה אבל אין בה את העיקר וחשוב למסעדה.
- כלל שני וחשוב – שרטוט ברור פשוט ומפורט שנותן מראה ויזואלי ברור גם למלצר מתחיל.
- קידום מכירות , שם נמצא הכסף שיהיה ברור ונח לכל מלצר כולל תחרויות מלצרים.
- ניהול תוכנת משלוחים ו A .T מהיר פשוט כולל ניהול שליחים וכסף המשלוחים , במשלוחים לשים דגש שהמערכת זוכרת את הלקוח כתובת דירה קומה כניסה ועוד.. כולל הזמנה אחרונה, ופיצוי במידה ויש ללקוח.
- חלוקת טיפים – שהמערכת תוכל לנהל חלוקת טיפים כולל הפרשה לפנסיה ונסיעות ומותאמת לכל מערכת שכר קיימת .
- מכירה מהירה , שתהיה אופציה למכירה ללא שולחנות ישיבה (מסך מכירה בלבד).
- עבודה עם טאבלטים – שהטכנולוגיה של התוכנה למסעדה תומכת בעבודת מלצרים להזמנות ומכירות מטאבלט.
- דבר חשוב נוסף שהטאבלטים והקופות ימשיכו לעבוד גם כשאין אינטרנט בחנות.
המסעדה, בית הקפה או הפאב לא אמורים להיות מושבתים, הפסקת עבודה של 4 שעות לפעמים עלותה בדיוק כעלות רכישת הקופות, נזק בל ישוער…..
- לשים לב חברה שתדרוש שתי קווי בזק לעבודת הקופות – משהו לא תקין בצורת התקשורת שלה, משהו לא בטוח או לא תקין במוצר – בזק או שעובד או שלא עובד!!!
- ניהול מלאי כולל עצי מוצר.
- מחולל דוחות מורחב.
- לוודא שהחברה שמספקת את הקופות הינה גם מספקת את שירותי החומרה ולא קבלנים חיצוניים.
- שהחברה מחזיקה תמיכה 24 שעות, ומה זמן התגובה – לבדוק אישית לצלצל לשירות כמה פעמים לבדוק זמני תגובה שטכנאי עונה, ולא איש מכירות או מזכירה שרושמת הודעות.
קראו עוד על: