בס"ד

בעל עסק יקר, החלטת לרכוש קופה רושמת ממוחשבת? כנראה שיש לך הרבה ציפיות מהקופה והרבה תקוות שהמהלך יקדם לך את העסק. זה לחלוטין נכון, אך יש כמה דברים שחשוב להכיר אותם ועליהם תוכל לקרוא בשורות הבאות:

כדאי שתבדוק את הכללים הבאים לפני הרכישה.

קופה רושמת ממוחשבת – היא מדפסת הכסף של העסק, כך לימד אותי אבי שהקים את חברת תמר קופות חברת הקופות המובילה בארץ בשנות ה80 וה90 עד לביצוע האקזיט.

וכך אני מלמד את לקוחותיי.

במאמר זה אשתדל להסביר לכם מהם כללי הברזל בהם תנקטו בבואכם לרכוש קופות רושמות ממוחשבות וההבדלים הרבים בין התוכנות וכמובן, איך למצוא קופה ממוחשבת מומלצת.

כלל ראשון – תוכנה ייעודית רק לצורכי העסק שלי

לוודא שהתוכנה הנרכשת לצורכי סופרמרקט / מסעדה / בית קפה / פאב / חנות ביגוד / קנה ובנה בנויה ומשמשת רק לצרכים אלו, ולא לענפים אחרים, מהסיבה שמשאבי חברת הקופות לא יתמקדו אך ורק בצרכי העסק אלא ינסו למכור כמה שיותר קופות גם אם התוכנה לא מושלמת לצרכי אותו עסק.

ניהול מלאי יחייב אותך למשמעת ברזל

בכל הנוגע לקידוד המוצרים, לפינוי זמן עבודה על מנת לעדכן את הכניסות למלאי ואת ההחזרות לספקים או קיזוז הפחת חובה ללקוחות סופרמרקט חנויות ביגוד, פחות לתחום ההסעדה. 

גם הצד של המכירה בקופה חייב להיות קפדני ובלתי פשרני על מנת שכל המוצרים שנמכרים בקופה, ימכרו לפי הקוד הקטלוגי שלהם ולא כפריט כללי.

זכור, גם כאן עלינו לנהל קטלוג מסודר ולהשקיע זמן בעדכון השינויים השוטפים בקטלוג כגון, שינויים במחירי הקניה, שיוך נכון לספקים, שיוך נכון לקטגוריות בחנות, בדיקות קטלוג שכיחות באמצעות מנגנון הדוחות ועוד…

האם ברשותך הזמן והמשאבים לנהל כל זאת?

גם אם לא, זה לא בהכרח פוסל את אופציית הרכישה, ישנם נתונים חשובים ביותר משחשוב לך לדעת גם אם אינך מנהל מלאי – 

מידע על המכירות ועל הרווחיות – מידע כזה הוא הסיבה העיקרית לרכישת מערכת ממוחשבת, בעל עסק חייב לדעת תמיד היכן הוא עומד, מה נמכר ומה לא, איזו מחלקה או קטגוריה מורידה את הרווחיות ?על מה אני מרוויח והאם זה מספיק?

לסופרמרקט לשים דגש על קבלת קטלוג פריטים עדכני מאופיין ומסודר לפי מחלקות ועוד.

ולמסעדה או פאב , לדאוג לשרטוט וציור ברור של המסעדה בקופה ובטאבלט כולל סידור פשוט וקל של התפריט וההיררכיה כדי למנוע טעויות הקלדה, שהמערכת תנהל את המלצר בקלות ושכל מלצר יוכל לעבוד על הקופה או הטאבלט ללא הדרכה ראשונית

(במידה ותנאי  זה לא מתקיים- לא לרכוש תוכנה זו)

• ניהול כספים ועובדים – אין ספק שקופה ממוחשבת יכולה להגן על העסק שלך ועל הכספים שלך מפני מעילות.

אך זכור זאת: מי שבאמת רוצה לגנוב ממך, ימצא את הדרך לעשות זאת, הקופה היא לא שוטר, היא יכולה להרתיע, ולהתריע, ללמד על בעיה אפשרית, אך היא לא יכולה למנוע מעילות.

• אך זכור זאת: מי שבאמת רוצה לגנוב ממך, ימצא את הדרך לבצע מקרים מצערים שכאלו, גם כאן נדרשת עבודת ניהול שלך המפקחת על נתוני התפוקה של העובדים וממדרת כל עובד ועובד ברמת ההרשאות לפעולות שונות שברצונך לאפשר או למנוע.

שעון נוכחות חכם, שחוסך כסף רב לכל עסק, ובמיוחד למסעדות מארגן חלוקת כספי טיפים, כולל חפיפת משמרות ואילוצי שעות  (שעות ברזל – הכסף החשוב).

ניהול מועדון לקוחות כמעט שכחנו, הכי חשוב בעסק זה שיהיו לקוחות קופה ממוחשבת מומלצת ואיכותית יכולה לעזור לך בצורה מאוד משמעותית לנהל מועדון לקוחות גם כאן בבואך לרכוש קופה ממוחשבת עליך לבדוק את יכולות הקופה בנושא קריטי זה ואתן מספר טיפים:

יכולת צבירה של נתונים היסטוריים – לא כל הקופות יכולות לספק לך נתונים בטווח ארוך*

1.  יכולת להגדיר מבצעים התקפים רק ללקוחות המועדון שלך
2.  יכולת ניתוח חכמה וגמישה של קניות לקוחות המועדון
3. האם לתוכנה יש רק דוחות קבועים ( בעיה ) או שיש לה מחולל דוחות גמיש שדרכו אוכל להפיק נתונים כפי שהעסק שלנו רוצה לראותם
4. יכולת לנהל מחירים שונים לפי לקוחות ( מחירונים ), האם התוכנה מוגבלת במספר מחירונים
5. יכולת לצבירת נקודות – האם התוכנה תאפשר לי לתת ללקוחות נקודות ולאפשר להם לממש את הנקודות בצורה של הנחה או פריטי מתנה? האם צבירת הנקודות יכולה להתבצע לא רק לפי סכומי קניה, אלא גם לפי פריטים שכל אחד מקנה אחוז נקודות שונה.
6. יכולת לשליחת מידע ללקוחות – SMS ללקוח מהקופה, דיוור ללקוח, EMAIL  .דיוור עי"6
7. האם התוכנה תומכת בזיהוי לקוח ע"י כרטיסי מועדון 
8. יכולת למתן הנחת לקוח – כל קופה יודעת לתת הנחה ללקוחות, אבל במידה וללקוח יש הנחה קבועה האם התוכנה יודעת לא לתת הנחה זו לפריטים שאיני רוצה לתת עליהם הנחה, או לפריטים שכבר קבלו הנחה בחשבון.
9. הודעות פוש אפ – חשוב 
10. צ'ט בוט.

כלל שני – איזה  דגם קופה, תוכנה כדאי לרכוש – או בקיצור מהי קופה ממוחשבת מומלצת?

אז מהי קופה ממוחשבת מומלצת? לפני רכישת הקופה, בדוק מי נותן שרות על התוכנה, האם יש אחריות על התוכנה, לכמה זמן? כמה עולה לחדש אחריות? האם יש עלות נוספת להגעת טכנאי כאשר יש אחריות מלאה? האם יש אחריות על החומרה ( הברזלים ) של הקופה? כמה עולה לחדש אחריות? האם החברה יכולה לתקן את המכשיר במידה ותהיה תקלה? כמה שנים קדימה החברה מתחייבת שתוכל לספק לך שירותי תיקונים על הדגם שרכשת? בת כמה שנים הדגם שלה? האם ניתן להתקין גרסאות תוכנה עדכניות על דגם זה? איזו מערכת הפעלה מותקנת על הקופה?

קרה לי רבות שראיתי אנשים שקיבלו החלטה על רכישת קופה רק בגלל המראה הוויזואלי של הקופה "שהוא גם חשוב " ללא כל בדיקה רצינית מה המפרט הטכני של הקופה ומי עומד מאחוריה.

הכי חשוב: מי היבואן של הקופה? במידה וחברת הקופות הינה גם היבואן כאן תדלק נורה אדומה חזקה – במידה והשרות לא טוב , צריך לקנות הכל מהתחלה!!!!

אם תבצעו את כל הבדיקות האלו, בכלל לא בטוח שתצטרכו לרכוש פעמיים חומרת קופות מקסימום החלפת התוכנה (שגם לה יש עלויות כפולות , עלות ההטמעה מחדש ) תתייעצו!

תמיד תבקשו מפרט טכני – ותעבירו למישהו שמבין יותר מכם!

תאימות תוכנה – האם התוכנה מתאימה לעסק שלי

לשים היטב לדגשים הבאים: כאן נופלים רוב העסקים החדשים פיצריה שונה באפיון מפאב ששונה מבית קפה ששונה מסופרמרקט ששונה מחנות ביגוד.

חבר מרוצה

נפלא שחבר מרוצה וממליץ, מה שכן חשוב לברר עם החבר הם מספר דברים לברר רמת השרות שהוא מקבל, האם קיבל עדכונים לאחרונה ומתי? האם יש לו איש קשר אישי שיכול לפנות אליו ולקבל עזרה?

מהן ההוצאות השוטפות אותם הוא משלם על אחזקה והאם "מכריחים" אותו לבטח חומרה?

חשוב ביותר שסוכן המכירות יאפיין היטב את צרכי העסק ולבדוק האם התוכנה שהוא מציע נותנת פתרון לכל תרחיש אפשרי בניהול העסק. רכישת קופה ללא בדיקה כזו – היא הימור מסוכן ביותר.

ההפסד הגדול הוא לאו דווקא בעלות הרכישה המבוזבזת, אלא בזמן העבודה היקר שעלול לרדת לטמיון במקרה שהתוכנה אינה מתאימה לדרישות העסק

לטעמי ומתוך ניסיוני – חובה על כל עסק לבצע תהליך זה מול חברת התוכנה ולדרוש קיום מצגת בה יאופיינו דרישות הלקוח ויוצגו ללקוח במהלך המצגת – חובה לבדוק מספר חברות .

כלל שלישי – ממי לרכוש?

כמו בכל עסק, יש מספר שחקנים בשוק הקופות הרושמות, חלקם גדולים, חלקם בינוניים וחלקם קטנים יש יתרונות וחסרונות לכל גודל, אשתדל לתת מספר טיפים מניסיוני

חברה גדולה: יתרון אך גם חסרון מבחינה שירותית היתרון הוא בכך שאינך מסתמך על איש אחד ובמקרה שהוא בחופשה או מחלה או מילואים וכיו"ב יקשה עליך לקבל שרות.

מצד שני, זה גם חסרון – יש צוות גדול עם תחלופה גבוהה והידע של נותני השרות הוא בדרגות הרבה יותר נמוכות מחברה קטנה שנותני השרות שלה מחזיקים ידע ברמה גבוהה.

יחס אישי וגמישות גם הם מרכיב הלוקה בחסר בחברות גדולות – שם הקשיחות היא חובה ארגונית.

חברה בינונית : בדרך כלל תיתן מענה טוב מכיוון שיש לה את כל היתרונות גם של חברה גדולה וגם של קטנה.

חברה קטנה: יתרון גדול בגמישות מול הלקוח, ביצוע פיתוחים מיוחדים מותאמים אישית לדרישות כל לקוח ולקוח, יחס אישי והכרת דרישות הלקוח וצורת העבודה שלו.
חסרון בזמינות בשעת לחץ, או היעדרות של עובד עקב חופשה או מחלה או מילואים וכיו"ב 

כלל רביעי – עלויות נוספות

כשאתה מתכנן רכישת קופה ממוחשבת, ולאחר שמלאת את שלשת הכללים הקודמים, אתה חייב לבדוק את העלויות הנוספות בהם תצטרך לשאת לאורך השנים הבאות, ואשתדל ללמד אותך את הנקודות העיקריות

תחזוקה שנתית תוכנה – ברוב המערכות תקבל אחריות מלאה לשנה ראשונה . לאחר שנה וחשוב שתבדוק את הנתונים הבאים:

• האם הספק שלך מחייב אותך לחדש שרות חומרה?
• האם הוא נותן לך אופציה במידה ולא חדשת שרות חומרה, לקבל ממנו שרות לפי קריאה?
• אם כן, כמה הוא גובה על קריאה?
• האם להגעת טכנאי יש עלות או שמגולם במחיר שרות התוכנה?  
• מה זמן התגובה שלו?
• האם זמן התגובה שלו יהיה ארוך יותר במידה ואתה עובד לפי קריאה?

תחזוקה שנתית חומרה – גם כאן בדרך כלל תינתן אחריות לשנה, בדוק מראש האם הספק יכול לתת לך אחריות ליותר שנים תמורת סכום נמוך משמעותית מהאחזקה השנתית השוטפת בתום שנת האחריות.

• מה זמן התגובה של הספק לתקלות חומרה?
  
• מה כוללת האחריות? האם מסופק ציוד חלופי במקרה של תקלה?
• האם הספק שלך מתחייב לתת לך שרות לפי קריאה?
• בשנים הראשונות כשהציוד חדש שווה לך יותר לעבוד לפי קריאה מאשר לחדש אחריות על חומרה היות ובאופן יחסי אין הרבה תקלות.

עדכוני תוכנה ופיתוחים – האם יש עלויות נוספות לקבלת עדכוני תוכנה שוטפים האם בתור עסק קטן תקבל את עדכוני התוכנה ופיתוחים שמקבלים רשתות ?

כלל חמישי – תאימות לשיטות תקשורת שונות

האם ספק הקופות תומך בחיבור באמצעות חברת הכבלים?
האם הוא תומך בתקשורת באמצעות מודמים סלולריים של חברות הסלולר?
האם הוא תומך בתקשורת פנימית באמצעות כרטיסי רשת אלחוטיים ( לא מומלץ – רק במידת הצורך)?

האם המערכת עובדת בענן? מי שותף לנתוני המכר של הקופות? מה קורה בנפילת תקשורת?

לסיכום –

אשמח לייעץ ללא עלות לכל מתעניין ולכל מי שיהיו לו שאלות נוספות או הערות.

בועז מצגר 6910126 -052

ציון ניסים 2820554 -052

כל הזכויות למאמר זה שמורות לבועז מצגר, אין להעתיק או להשתמש במאמר זה ללא קבלת רשות מהכותב.

קראו מידע על עוד מוצרים ושירותים של ברק קופות:

• קופה חכמה
• מסופי אשראי
• תוכנה לניהול מסעדות
• קורא שיקים
• קופות רושמות למכירה