מדריך עזר לניהול בית קפה ומסעדה

מדריך זה יורחב עם הזמן עם כלים ניהוליים נוספים.

מצורפים כללים שיעזרו לכל עסק לשפר את הניהול, יש חשיבות רבה להטמעת החוקים הנ”ל.

מאמר המשך ל: ניהול עובדים – סוד ההצלחה של העסק.

נהלים סדר וארגון

ברבות מהמסעדות שצפינו בהם במהלך סדנאות אימון למנהלים ולעובדים, אין הגדרת תהליכים, נראה שהמסעדה מתנהלת ולא מנוהלת.

יש להטמיע נהלים ככללי ברזל, רבות מהמסעדות מטפלות בדחוף ולא בחשוב.

יכולת לצפות לבלת”מים ולהיערך בהתאם מראש (חוסר יציבות של הצוות), מבחינה תקציבית , מבחינת זמן, חשיבה קדימה ואסטרטגיה ניהולית, מקום שלא יהיה ערוך בהתאם ישלם מחירים כבדים.

ישיבות מנהלי משמרת / מלצרים אחת לשבוע, העברת חפיפה מושלמת “בריף” כל סוף משמרת( אין לבצע שיחות על הדרך, כך שדברים חשובים יטופלו לעומק ולא בדרך אגב.

תקשורת פנים ארגונית איכותית הכוללות ישיבות מסורות עם פרוטוקול ישיבה שיפורסם. בדרך זו נמנע מהעברת מסרים משחות מסדרון “על הדרך”, הדבר ימנע מתחים ועצבים במיוחד ברגעי בלת”מ.

להימנע ממשמרות כפולות, על מנת לא להביא את הצוות לשחיקה.

לקבוע יעדים שבועיים וחודשיים ברורים ברמת מחלקה וברמת מלצר, על ידי טבלה מול ביצוע בפועל.

תגמול כנגד עמידה ביעדי מלצר \ מחלקה \ מסעדה.

לדאוג שלא יהיו פערים גדולים באיכויות המלצרים על ידי תכנית עבודה מסודרת.

הגדרת תפקידים ותחומי פעולה, הגדרת סדרי קדימויות ותיעדוף, מה חשוב ומה דחוף.

 מטרות ויעדים

לקבוע יעדים מסודרים וברורים, יעדי עשייה המפוקחים באמצעות קופה ממוחשבת.

בניה של טבלה מטרות ויעדים לאן פניה של המסעדה לטווח הקצר והארוך, היעדים יהיו ברמה כספית, קרי מחזור המכירות לפי מחלקות, ורווחיות בהתאם לפי מחלקה, פריט.

הניהול יבוצע באמצעות דיווח שבועי\ חודשי\ רבעוני, עשייה בפועל והפערים מהיעד.

להכיל תחרויות הכוללת פרסים תלוית יעדים.

למנות אדם מתוך הארגון שחלק מתפקידו לשווק ולגייס ולחשוף לקוחות חדשים לקיום המסעדה לא להסתמך על לקוחות קבועים.

פרסום ושיווק:

השיווק לא אמור לעלות כסף רב, ניתן באמצעים פשוטים להגיע לתוצאות: פרסום על גבי שולחנות, לצרף דף פרסומי לחשבונית+ הכולל קופון לביקור הבא, החשבונית לרוב נזרקת או שנשארת בשולחן מיד לאחר התשלום, לוודא שפעולות הפרסום לא יראו כזולות עי” הלקוחות, בנוסף פרסום מועדון לקוחות  והטבות.                                                                                                         הזכרת אירועים במידה ויש על ידי המלצר או המארחת.

עסק מצליח נבנה מלקוחות חוזרים, החכמה הינה לשמר לקוחות קיימים בנוסף ללקוחות חדשים, להעיר לקוחות רדומים דרך קופה ממוחשבת, שלחו ברכה לכל הלקוחות ליום ההולדת.

לתגמל את לקוחות העשירון העליון באחוז מסוים מקניות הלקוח במוצר מהמסעדה, יכול להיות גם בקבוק יין – ייזכר לאורך זמן (להקפיד לא לתת הנחה כספית- נשכח בסיום הקניה).

להנחיל לעובדים הלקוח הוא הבוס, “לדאוג שלא יפטר אותנו”, לקוחות לא חוזרים כי הם לא מרוצים, תתחילו לשמר את הלקוחות שלכם, שיווק ללקוחות מרוצים הוא קל יותר, מכירים אותנו, חוו את השירות, גרמו להם להרגיש בכנות שאתם מתייחסים אליהם והם ימשיכו לחזור ולשווק אתכם.

פרסום ממוקד כשחובה לשתול מה חווית האירוח אצלנו, למה אנחנו מיוחדים, מה הלקוח מרוויח מחוויית הבילוי אצלנו ,פרטו את היתרונות שיקבל הלקוח ,ולבסוף להגביל את ההצעה בזמן ובכמות- מהווה זרז הגעה למסעדה.

קיימו הרצאה אפילו בחינם ללקוחות שלכם, המציאו מבצע, פרסמו דברים שאתם עושים ברשתות החברתיות, דאגו שלא ישכחו אתכם.

אם לא תזכירו ללקוחות שלכם שאתם קיימים, הם לא יזכרו אתכם.

רכש:

חובה להכניס לקופה ממוחשבת מחירי קניה של כל מוצר , על מנת לעקוב אחר הספקים על הקפצת מחיר ובנוסף לדעת רווחיות אמיתית גם ללא ניהול מלאי עי” תעודות כניסה.

ללא מודע פעולה זו תגרום לבקרה על חומרי בגלם.

כספים:

להבין את כל ההוצאות, לנתח את ההכנסות ( ברמת מחלקה ופריט), לתמחר נכון את הפריטים, ליעל עלויות מול הספקים, עלויות סליקה, שכירות ועוד… ולארגן את המידע בתזרים באקסל.

גיוס עובדים:

הגיוס הטוב ביותר, חבר מביא חבר (בונוס לחבר שמביא את העובד).

שיתוף פעולה עם חברות השמה שעוסקות בגיוס מקצועי לברים ומסעדות.

 דגשים לשיפור העסק:

1. אימון ההנהלה על ידי מאמן עם ניסיון וידע ספציפי בתחום, הידע יתקבל על מגש של כסף, ויחסוך כסף ויותר חשוב זמן.
2. אימון אחמ”שים – מס’ מפגשים ראשוניים פעם בשבוע כשעתיים למפגש, ולאחר מכן סדרת מפגשים אחת לשבועיים.
3. אימון אישי למנהל המטבח – פגישה אחת לשבועיים של כשעתיים.
4. לאתר דילמות קשיים ואתגרים ולהפוך אותם להצלחות, סיעור מוחות, ליווי ישיבות צוות.
5. ביצוע תצפית תשאול של הספקים ולקוחות העסק.
6. תקלה עם לקוח מאוכזב, יש לבצע תחקיר, כיצד קרה, למנוע לפעם הבאה (לא מבצעים אותה טעות פעמיים, אם אותו עובד עושה זאת שוב – יש בעיה עם העובד הזה).
7. יצירת תכנית גיבוש לצוות ,ושפה ארגונית משותפת.
8. לקבל סדנת סגנונות תקשורת.
9. להירשם לקורס ניהול עסק: ניהול עסק הוא מיומנות ,אתם לא יכולים לדעת הכל לבד.

    בהצלחה בניהול וארגון צוות המסעדה!

עוד נושאים שיכולים לעניין אתכם:

• תוכנה לניהול מסעדות
• קופות לחנויות נוחות
• קורא כרטיסי אשראי מגנטי
• קופות ממוחשבות למכירה