במאמר זה תמצאו כללים שיעזרו לכל עסק לשפר את הניהול. אם אם גם אתם רוצים לשפר את העסק או ניהול העסק שלכם, יש חשיבות רבה להטמעת החוקים והכללים שתקראו כאן.
נהלים שיגרמו לסדר וארגון בעסק
ברבות מהמסעדות שצפינו בהם במהלך סדנאות אימון למנהלים ולעובדים, אין הגדרת תהליכים, נראה שהמסעדה מתנהלת ולא מנוהלת.
יש להטמיע נהלים ככללי ברזל, רבות מהמסעדות מטפלות בדחוף ולא בחשוב.
יכולת לצפות לבלת"מים ולהיערך בהתאם מראש (חוסר יציבות של הצוות), מבחינה תקציבית , מבחינת זמן, חשיבה קדימה ואסטרטגיה ניהולית, מקום שלא יהיה ערוך בהתאם ישלם מחירים כבדים.
ישיבות מנהלי משמרת / מלצרים אחת לשבוע, העברת חפיפה מושלמת "בריף" כל סוף משמרת( אין לבצע שיחות על הדרך, כך שדברים חשובים יטופלו לעומק ולא בדרך אגב.
תקשורת פנים ארגונית איכותית הכוללות ישיבות מסורות עם פרוטוקול ישיבה שיפורסם. בדרך זו נמנע מהעברת מסרים משחות מסדרון "על הדרך", הדבר ימנע מתחים ועצבים במיוחד ברגעי בלת"מ.
להימנע ממשמרות כפולות, על מנת לא להביא את הצוות לשחיקה.
לקבוע יעדים שבועיים וחודשיים ברורים ברמת מחלקה וברמת מלצר, על ידי טבלה מול ביצוע בפועל.
תגמול כנגד עמידה ביעדי מלצר \ מחלקה \ מסעדה.
לדאוג שלא יהיו פערים גדולים באיכויות המלצרים על ידי תכנית עבודה מסודרת.
הגדרת תפקידים ותחומי פעולה, הגדרת סדרי קדימויות ותיעדוף, מה חשוב ומה דחוף.
מטרות ויעדים
לקבוע יעדים מסודרים וברורים, יעדי עשייה המפוקחים באמצעות קופה ממוחשבת.
בניה של טבלה מטרות ויעדים לאן פניה של המסעדה לטווח הקצר והארוך, היעדים יהיו ברמה כספית, קרי מחזור המכירות לפי מחלקות, ורווחיות בהתאם לפי מחלקה, פריט.
הניהול יבוצע באמצעות דיווח שבועי\ חודשי\ רבעוני, עשייה בפועל והפערים מהיעד.
להכיל תחרויות הכוללת פרסים תלוית יעדים.
למנות אדם מתוך הארגון שחלק מתפקידו לשווק ולגייס ולחשוף לקוחות חדשים לקיום המסעדה לא להסתמך על לקוחות קבועים.
פרסום ושיווק:
השיווק לא אמור לעלות כסף רב, ניתן באמצעים פשוטים להגיע לתוצאות: פרסום על גבי שולחנות, לצרף דף פרסומי לחשבונית+ הכולל קופון לביקור הבא, החשבונית לרוב נזרקת או שנשארת בשולחן מיד לאחר התשלום, לוודא שפעולות הפרסום לא יראו כזולות עי" הלקוחות, בנוסף פרסום מועדון לקוחות והטבות.
הזכרת אירועים במידה ויש על ידי המלצר או המארחת.
עסק מצליח נבנה מלקוחות חוזרים, החכמה הינה לשמר לקוחות קיימים בנוסף ללקוחות חדשים, להעיר לקוחות רדומים דרך קופה ממוחשבת, שלחו ברכה לכל הלקוחות ליום ההולדת.
לתגמל את לקוחות העשירון העליון באחוז מסוים מקניות הלקוח במוצר מהמסעדה, יכול להיות גם בקבוק יין – ייזכר לאורך זמן (להקפיד לא לתת הנחה כספית- זה נשכח בסיום הקניה).
להנחיל לעובדים הלקוח הוא הבוס, "לדאוג שלא יפטר אותנו", לקוחות לא חוזרים כי הם לא מרוצים, תתחילו לשמר את הלקוחות שלכם, שיווק ללקוחות מרוצים הוא קל יותר, מכירים אותנו, חוו את השירות, גרמו להם להרגיש בכנות שאתם מתייחסים אליהם והם ימשיכו לחזור ולשווק אתכם.
פרסום ממוקד כשחובה לשתול מה חווית האירוח אצלנו, למה אנחנו מיוחדים, מה הלקוח מרוויח מחוויית הבילוי אצלנו ,פרטו את היתרונות שיקבל הלקוח ,ולבסוף להגביל את ההצעה בזמן ובכמות- מהווה זרז הגעה למסעדה.
קיימו הרצאה אפילו בחינם ללקוחות שלכם, המציאו מבצע, פרסמו דברים שאתם עושים ברשתות החברתיות, דאגו שלא ישכחו אתכם.
אם לא תזכירו ללקוחות שלכם שאתם קיימים, הם לא יזכרו אתכם.
רכש:
חובה להכניס לקופה ממוחשבת מחירי קניה של כל מוצר, על מנת לעקוב אחר הספקים על הקפצת מחיר ובנוסף לדעת רווחיות אמיתית גם ללא ניהול מלאי עי" תעודות כניסה.
ללא מודע פעולה זו תגרום לבקרה על חומרי בגלם.
כספים:
להבין את כל ההוצאות, לנתח את ההכנסות ( ברמת מחלקה ופריט), לתמחר נכון את הפריטים, ליעל עלויות מול הספקים, עלויות סליקה, שכירות ועוד… ולארגן את המידע בתזרים באקסל ו/או בתוכנה לניהול מסעדה.
גיוס עובדים:
הגיוס הטוב ביותר, חבר מביא חבר (בונוס לחבר שמביא את העובד).
שיתוף פעולה עם חברות השמה שעוסקות בגיוס מקצועי לברים ומסעדות.
דגשים לשיפור העסק:
- אימון ההנהלה על ידי מאמן עם ניסיון וידע ספציפי בתחום, הידע יתקבל על מגש של כסף, ויחסוך כסף ויותר חשוב זמן.
- אימון אחמ"שים – מס' מפגשים ראשוניים פעם בשבוע כשעתיים למפגש, ולאחר מכן סדרת מפגשים אחת לשבועיים.
- אימון אישי למנהל המטבח – פגישה אחת לשבועיים של כשעתיים.
- לאתר דילמות קשיים ואתגרים ולהפוך אותם להצלחות, סיעור מוחות, ליווי ישיבות צוות.
- ביצוע תצפית תשאול של הספקים ולקוחות העסק.
- תקלה עם לקוח מאוכזב, יש לבצע תחקיר, כיצד קרה, למנוע לפעם הבאה (לא מבצעים אותה טעות פעמיים, אם אותו עובד עושה זאת שוב – יש בעיה עם העובד הזה).
- יצירת תכנית גיבוש לצוות ,ושפה ארגונית משותפת.
- לקבל סדנת סגנונות תקשורת.
- להירשם לקורס ניהול עסק: ניהול עסק הוא מיומנות, אתם לא יכולים לדעת הכל לבד.
סיכום
המאמר מציג מדריך מקיף לניהול אסטרטגי של מסעדות ובתי קפה, תוך שימת דגש על המעבר מ"כיבוי שריפות" לניהול יזום ומאורגן. הטקסט מפרט כיצד שימוש חכם בקופה ממוחשבת מאפשר הצבת יעדים מדידים, מעקב אחר רווחיות, וניהול רכש ובקרה על ספקים בזמן אמת. כמו כן, המדריך מספק כלים מעשיים לשיפור התקשורת הארגונית, שיווק ושימור לקוחות באמצעות מועדון חברים, וניהול נכון של הצוות והכספים להבטחת צמיחת העסק.
שאלות ותשובות על ניהול מסעדה וקופות רושמות
1. שאלה: מהי החשיבות של קיום ישיבות צוות ו"בריפים" בניהול השוטף של המסעדה?
תשובה: ישיבות צוות שבועיות והעברת "בריף" בסוף כל משמרת מבטיחים תקשורת פנים-ארגונית איכותית. בדרך זו נמנעת העברת מסרים בשיחות מסדרון "על הדרך", מה שמאפשר טיפול מעמיק בנושאים חשובים ומניעת מתחים בזמני לחץ או בלת"מ.
2. שאלה: כיצד ניתן להשתמש בקופה הממוחשבת כדי לשפר את הרווחיות מול הספקים?
תשובה: חובה להכניס לקופה את מחירי הקנייה של כל מוצר. פעולה זו מאפשרת לעקוב אחר "הקפצות מחיר" של ספקים ולחשב רווחיות אמיתית ברמת מחלקה ופריט, גם ללא ניהול מלאי מלא, מה שיוצר בקרה יעילה על חומרי הגלם.
3. שאלה: אילו שיטות שיווק פשוטות וזולות מוצעות במאמר לשימוש בתוך המסעדה?
תשובה: ניתן להשתמש בפרסום על גבי השולחנות ולצרף לחשבונית התשלום דף פרסומי הכולל קופון לביקור הבא. בנוסף, מומלץ שהמלצרים או המארחת יזכירו ללקוחות אפשרות לקיום אירועים במסעדה ויקדמו את ההרשמה למועדון הלקוחות.
4. שאלה: כיצד מומלץ לתגמל את לקוחות ה"עשירון העליון" של המסעדה?
תשובה: מומלץ לתגמל לקוחות אלו במוצר מהמסעדה (כמו בקבוק יין) ולא בהנחה כספית. המאמר מציין כי הנחה כספית נוטה להישכח במהירות, בעוד שמתנה מוחשית נזכרת לאורך זמן ומחזקת את הקשר עם הלקוח.
5. שאלה: אילו יעדים כדאי להגדיר ולבקר באמצעות המערכת הממוחשבת?
תשובה: יש לקבוע יעדי עשייה ברורים ברמה שבועית וחודשית, הן למחלקה והן למלצר בודד. היעדים צריכים לכלול מחזורי מכירות ורווחיות לפי מחלקות ופריטים, כאשר הבקרה מתבצעת באמצעות דוחות תקופתיים המציגים את הפער בין היעד לביצוע בפועל.
בהצלחה בניהול וארגון צוות המסעדה!
מאמר המשך >> ניהול עובדים – סוד ההצלחה של העסק.