דוח סוף יום בקופה רושמת
במאמר זה נתייחס לדוח Z האלמנטרי של הקופה הממוחשבת, ננתח ונסביר מהו ומה הוא צריך להכיל
ועל איזה נתונים חשוב שנעבור כשאנו בודקים אותו בסוף היום.
לקוחות רבים בעלי עסקים רוכשים כיום קופות רושמות ממוחשבות וכל אחד מהם מקבל דוח סגירת קופה בסוף יום העבודה. תתפלאו לשמוע כי לקוחות רבים כלל לא יודעים מהם הנתונים הבסיסיים שצריכים להופיע בדוח כזה – ומפסידים בגדול!
דוגמה לדוח סוף יום בקופה רושמת
אתן דוגמא מייצגת: לקוחה מקסימה שלי שבמשך השנים הפכנו להיות חברים טובים התקשרה אלי יום אחד בבקשה לעזור לה לשחזר את כל סרטי הביקורת של הקופה לצורך העברתם למשטרה. התברר כי מנהל אחת החנויות שלה היה מבצע באופן קבוע גניבות מהקופה.
השיטה שלו הייתה מאוד פשוטה, עם סוף המשמרת שלו וסגירת החנות היה הלז מבצע בדיקה של
הסכומים שהצטברו בקופה, מבצע ביטול של 1000-2000 ₪ אותם היה משלשל לכיסו וסוגר את
יום העבודה.
השאלה הראשונה ששאלתי את הלקוחה הייתה – אבל למה לא בדקת בזדים ? ( זדים = דוחות סוף יום ) התשובה הייתה – “לא שמתי לב” !
התברר כי בשיטה זו הצליח העובד בתקופה של שנה וחצי לגנוב כ 150,000 ₪ מקופתה של הלקוחה.
בדיקה פשוטה של נתוני הביטולים בדוחות סוף היום הייתה מונעת את הגניבות ושולחת את העובד בשלב מוקדם מאוד למשטרת ישראל !
לפניכם הנקודות העיקריות שצריכות להופיע בדוח ה Z שלכם:
1. תאריך יום העבודה ומספר ה Z – חשוב להדגיש שיום העבודה צריך להיות העבודה שנפתח בקופה ולא יום סגירת הקופה. לדוגמא: אם פתחנו קופה ביום א’ בבוקר וסגרנו אותה ביום ב’ בבוקר – תאריך ה Z צריך להיות של יום א’. ( במקביל צריך להיות מצוין יום ושעת ההדפסה בשורה נפרדת )
2. מסכמי GT ( Grand Total ) – מסכמים שמפרטים את סך הצבירה של הקופה מיומה הראשון. מסכמים אלו הם דרישת המחוקק וחובה שיודפסו בכל דוח Z – הנתונים הם GT קודם ו GT נוכחי. שימו לב ! אין לחשב את סך המכירות מנתוני ה GT מכיוון שהם כוללים גם פריטים ומכירות שבוטלו !
3. מסכמי המכירות – כמה כסף נמכר בקופה ( ברוטו ) ולאיזה קטגוריות מתחלקות המכירות.
4. מסכמי הנחות ומבצעים – מהו צבר ההנחות שירדו מהמכירות ברוטו .
נתון הכרחי שחייב להיות מצורף למסכמי ההנחות הוא כמות כל הנחה והנחה שניתנה.
מעקב וביקורת אחרי כמות ההנחות שניתנו – יכולה למנוע אי נעימויות רבות !
5. מסכמי תקבולים – סה”כ של אמצעי התשלום שהתקבלו בקופה, כל אמצעי ואמצעי מופרד מחברו ומכיל את הסה”כ הכספי והכמות של המופעים של אותו אמצעי תשלום ביום העבודה.
6. מסכמי הצהרות – ללקוח שעובד עם הצהרות ( בדרך כלל משתמשים בפונקציה זו כשקופאי
שאיננו בעל הבית עובד על הקופה ) יודפסו נתוני ההצהרה בסוף היום ויתריעו על חוסר או עודף בקופה
7. מסכמי נתונים אינפורמטיביים – כאן מסוכמים מספר נתונים חשובים שחובה על כל בעל עסק לקבל ולנתח ואפרט את עיקר הנתונים:
* מספר החשבונות במהלך יום העבודה וסה”כ הנטו שלהם
* מספר לקוחות המועדון שעברו בקופה – וסה”כ המצטבר של הקניות שלהם
* מספר פעולות העל חשבון ( תשלום חובות חייבים ) בקופה וסה”כ המצטבר שלהם
* מספר פתיחות המגירה ללא פעולת מכר שהתבצעו במהך יום העבודה
* מספר ביטולי החשבון שהיו במהלך יום העבודה והמצטבר שלהם
* מספר השהיות החשבון שהיו במהלך יום העבודה והמצטבר שלהם
* מספר ביטולי הפריטים שהיו במהלך יום העבודה והמצטבר שלהם
* מספר החזרי הפריטים שהיו במהלך יום העבודה והמצטבר שלהם
* מספר הפריטים שנמכרו והמצטבר הכספי שלהם
* ללקוחות שחשוב להם ניהול המלאי – מספר הפריטים שנמכרו בהקשה ידנית ( שלא ע”י סורק )
8. מסכמי מע”מ – כמה פריטים חייבים במע”מ וסכום המע”מ לתשלום וכמה פריטים פטורים ממע”מ.
9. מכירות לפי קופאים – נתון חשוב שמפרט לנו כמה כל קופאי תרם לסה”כ יום העבודה, הפירוט של צבר הקופאי בדרך כלל יראה סה”כ חשבונות, סה”כ כסף שאותו קופאי ביצע ואחוז התפוקה שלו מול קופאים אחרים.
10. אופציונאלי – טבלת מכירות לפי שעות עבודה.
11. אופציונאלי – סיכום מכירות פריטים נבחרים ע”י מנהל בדוח סוף היום לצורך מעקב פרטני יום יומי על ביצועי פריטים ספציפיים שהמנהל רוצה לעקוב אחריהם.
ונחזור לדוגמא שהבאתי בראש המאמר – לו הייתה הלקוחה שלי עוקבת אחרי נתוני הביטולים היומיים שמודפסים בדוח ה Z – היא הייתה מבחינה בחריגה קיצונית ( סה”כ סכום הביטולים חלקי כמות הביטולים ) , בודקת ומגלה את התרמית !
לסיכום:
דרישה של כל מנהל עסק לקבל את הנתונים שהבאתי במאמר בדוח סוף היום של הקופה –
יגבירו את הביקורת והשליטה של בעל העסק על הנתונים והכספים שעוברים דרך הקופה הרושמת. ובכלל כיום עדיף לשקול אפשרות של קופה חכמה שתקל עליכם ותסייע במניעת גניבות.
אשמח לייעץ לכל המתעניין לענות ולהגיב על כל שאלות נוספות או הערות.
בועז מצגר
052-6910126
כל הזכויות למאמר זה שמורות לבועז מצגר, אין להעתיק או להשתמש במאמר זה ללא קבלת רשות מהכותב.
קראו גם על:
התקשרו עכשיו
