תוכנת משרד אחורי BACK OFFICE

תוכנה לניהול עסק

תוכנה לניהול עסק הבנויה ממספר רב של מאפיינים שהחשובים ביניהם הם:
קטלוג הפריטים
מערכת המלאי
מערכת מבצעים
ניהול לקוחות ומועדונים
ניהול עובדים
מערכת דוחות – כולל בניית דוחות פשוטה ע”י הלקוח, ואפשרות ייצוא לאקסל.
מערכת הרשאות

קטלוג הפריטים:

תוכנה לניהול עסק מספקת בניה נכונה של ההיררכיות אליהם משויך הפריט ותבטיח יכולת ניתוח מעמיק בהמשך הדרך.
אפשרויות השיוך להיררכיות הפריטים עם תוכנה לניהול עסק מגוונות ועשירות: מחלקות, קבוצות משנה, ספקים, יצרנים, מחסנים, מיקומים במדף, דגמים, צבעים, מותגים ועוד….
ניתן ליצור אין סוף מאפיינים נוספים לפריט בטבלה דינמית ( לדוגמא: ערכים תזונתיים שונים,
הכשרים, אוכלוסיות צריכה וכיו”ב… )

לכל פריט בתוכנה לניהול עסק קיימת אופציה לשיוך לברקודים חליפיים וכמובן מספר ספקים שונים לאותו מוצר.

לכל פריט קיים מחיר קניה, הנחה קבועה, הנחה נוספת, בונוס, אחוז רווח מלמעלה וגם מלמטה , (ניתן להוסיף וריאציות רבות של מאפיינים נוספים לפי ענפים כגון: גודל מידה צבע עונה ועוד מאפיינים נדרשים רלוונטיים בדרך כלל ללקוחותינו מענף האופנה ו/או קנה ובנה).

בתוכנת משרד אחורי רמת היררכיה רחבה , נותנת לנו כמנהלי העסק אפשרות להפקת דוחות מיון וסינון לצורך ייעול העסק.

מניסיון רב השנים שלנו ומידע והתרשמות שצברנו תוך כדי החלפות של מאות מערכות תוכנות קופה שונות, למדנו שברוב הלקוחות מערכת הקטלוג לא הייתה מקוטלגת ומאופיינת בצורה המיטבית. לדוגמא: תוכנת בק אופיס בה אלפי פריטים שלא קיימים נמצאים במערכת, פריטים עם ברקודים חלקיים, פריטים ללא מחירים, פריטים לא משויכים למחלקות ולספקים הנכונים, פריטים כפולים, ריבוי של פריטים כלליים ועוד…

תוכנה לניהול קטלוג פריטים – היא עסק למקצוענים בלבד !!!

מערכת המלאי:

דגש חשוב ביותר בתוכנת בק אופיס מוצלחת יש לתת לנושא זה. הצלחת העסק יכולה להיות מושפעת רבות מניהול המלאי.

רכישת מלאי מיותר, או רכישת פריטים שלא מוכרים מספיק, משמעותם שהכסף שלכם שוכב בכיסו של הספק הלא נכון. הרבה יותר נכון לקחת את הכסף הזה ולרכוש בו פריטים שמוכרים טוב יותר ובכך לגרום לעסק לטפס ברווחיות.

נתונים כאלה בתוכנת הניהול שלנו נגישים לבקרה מול כל ספק, בכל זמן נתון שתבחרו (ובחיתוך לפי יום, שבוע, חודש או טווח תאריכים משתנה ) עסק שחושב רווחיות וייעול
זו הבקרה הבסיסית ביותר והחשובה ביותר עבורו .

מניסיוננו – יש לשם לב היטב לנושא החזרות המוצרים , לבקר תמיד זיכויים בכסף או במוצרים. כמובן שניתן לבקר זאת בדרך פשוטה ביותר – ללא הרבה מאמץ ומעקבים.

מערכת מבצעים חכמה:

בקניה זו חסכת …

חשיבות מרובה שמערכת המבצעים לא תהיה מוגבלת, שניתן יהיה לשכפל מבצעים לצורך הקמה מהירה, שהמערכת תאפשר מבצעים פשוטים כגון 3 ב… , או קנה/קבל ..או , קנה מעל סכום מסוים/קבל כמות פריטים ומוגבל לכמות יחידות, מבצעים מדורגים עם מחיר משתנה לפי כמות, מבצעים שמקנים נקודות או כפל נקודות מועדון לקוחות על מוצרים שאנו רוצים לקדם, מבצעי דרבון מכירה בסוף החשבון, ועוד…

המערכת שלנו מאפשרת לעבוד עם כמה מבצעים לאותו פריט, תוך כדי מתן קדימויות למבצעים על מנת שלא יהיה מצב של כפל מבצעים והפסד לבעל העסק.

המערכת מאפשרת לזהות פריט שקיבל מבצע בזמן שלקוח מחזיר אותו ולתת ללקוח זיכוי של המחיר החלקי והמופחת ששילם במקום זיכוי במחיר מלא.

מומלץ לקשר חלק מהמבצעים לקבוצת מועדון הלקוחות על מנת לתת ללקוחות המועדון חווית קניה משופרת ולגרום להם לרצות לחזור ולקנות בעסק.

ניהול לקוחות ומועדון:

בנושא ניהול מועדון לקוחות, יש לשים דגש שהמערכת תהיה פתוחה עם מאפיינים חשובים כגון:

הגדרת לקוח, קבוצת לקוחות מועדון, (לקוח אב ולקוח בן), יום הולדת, כתובת, אימייל, תקופת פג התוקף של חברות הלקוח במועדון ועוד…

המערכת מאפשרת ניהול כרטסת חייבים לכל לקוח – מתן אובליגו שונה לכל לקוח במידת הצורך, נעילה בזמן חריגה, הנחות קבועות, הגדרת השתתפות במבצעים, ניהול ובקרה על תאריכי הקניה של הלקוח , היסטוריית הקניות שלו, היסטוריית תשלומי החובות שלו ויש לנו אפילו כלי שמאפשר לנתח כמה כסף נשאר הלקוח חייב לאחר התשלום האחרון שביצע אצלנו – וזה מאפשר לנו לדעת את עומק החוב שלו.

תוכנת בק אופיס מאפשרת שליפת נתונים חשובים כגון: לקוחות מצטיינים, סמסים, מיילים, נקודות, דוחות ועוד..

ניהול עובדים:

שעון נוכחות חכם כולל טביעת אצבע.

מערכת הרשאות רחבה לעבודה בקופה לכל עובד בנפרד והגדרות מה מותר ומה אסור לכל עובד לבצע כגון: ביטול, שינוי מחיר, הנחה, צפיה בדוחות, החזרת פריט, השהיית חשבון, הדפסת חשבון היסטורי, צפיה בחשבונות היסטוריים ועוד מגוון הרשאות נרחב …

מערכת הרשאות למשרד האחורי:

לכל עובד ניתן להגדיר מסכים מיוחדים שרלוונטיים רק למה שאנו רוצים שהוא יבצע או יוכל לבדוק.

דוגמא: שירלי מנהלת חנות חדשה, בתור התחלה אפשרנו לה רק לצפות בנתוני הקופאים שבמשמרת – וחסמנו לה את האפשרות לצפות בדוחות ולעדכן מחירים ולקוחות.